Interviste e osservazione
Parliamo con chi svolge il lavoro e lo guardiamo svolgersi: reparto per reparto, dall'ordine alla fatturazione o dove serve.
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Digitalizzazione
Analisi dei processi
Prima di automatizzare, si guarda come il lavoro si svolge davvero. Mappiamo i processi, troviamo dove il dato si ferma o viene riscritto a mano, poi li digitalizziamo e li colleghiamo ai sistemi che già usi.
Il punto di partenza
Cos'è l'analisi
dei processi aziendali?
Il rilievo di come il lavoro si svolge davvero.
Chi fa cosa, con quale strumento, in che ordine, e dove lo stesso dato viene riscritto a mano. Una procedura scritta racconta come dovrebbe andare; l'analisi registra come va. È su questa differenza che si decide cosa digitalizzare, cosa automatizzare e cosa lasciare com'è.
Cosa si guarda
Il lavoro reale
Con chi lo esegue, non solo sulla carta
Cosa si produce
Mappa e priorità
Processi, dati, colli di bottiglia, stima di tempi e costi
Durata dell'assessment
Due settimane
Poi decidi tu se e cosa realizzare
Mappatura
Come si mappa un processo
aziendale?
Partendo dalle persone che lo eseguono, in quattro passi.
Non basta leggere le procedure: spesso il processo reale si discosta da quello scritto, e le differenze sono proprio dove si perde tempo.
Mappa dello stato attuale
Ricostruiamo passaggi, responsabili, strumenti e dati usati in ogni fase, compresi fogli di calcolo, mail e carta.
As-isColli di bottiglia
Segniamo dove il dato viene riscritto, dove il lavoro aspetta qualcuno, dove nascono gli errori e dove nessuno ha la versione giusta.
DiagnosiPriorità
Ordiniamo gli interventi per impatto e difficoltà: si comincia da ciò che fa risparmiare di più con meno modifiche.
PianoDalla mappa al processo digitale
Come si digitalizza
e si automatizza un processo?
Prima si ridisegna il flusso, poi si automatizza.
Automatizzare un processo confuso lo rende solo più veloce nel produrre errori. Per questo il flusso viene semplificato sulla mappa prima di scrivere una riga di codice.
Ridisegno del flusso
Eliminiamo i passaggi superflui e definiamo il processo di arrivo: chi interviene, in che ordine, con quali regole e approvazioni.
Digitalizzazione
Carta, fogli di calcolo e scambi di mail diventano moduli, flussi di lavoro e archivi digitali, con dati strutturati invece di documenti sparsi.
Automazione
I passaggi ripetitivi li esegue il sistema: inserimento dati, controlli, notifiche, richieste di approvazione, estrazione di campi da documenti.
Integrazione
Come si collega tutto
ai sistemi che già usi?
Tramite API e middleware, senza sostituire ciò che funziona.
Il gestionale, il CRM, l'e-commerce e i servizi cloud restano dove sono. Li colleghiamo perché il dato passi da uno all'altro senza che nessuno lo riscriva.
- Collegamento dei sistemi esistenti via API e middleware
- Sviluppo su misura solo per il tassello che manca
- Una sola fonte di verità: un dato, un valore
- Accessi e permessi coerenti con quelli già in uso
Sistemi esistenti
Si tengono
Gestionali, ERP, cloud, e-commerce: nessun sistema da buttare
Software su misura
Solo dove serve
Costruito sul processo, non il processo adattato al software
Dato condiviso
Zero reinserimenti
Il dato si aggiorna in ogni sistema coinvolto
Il risultato
Cosa ricevi alla fine
dell'analisi?
Un documento su cui decidere, non una proposta già scritta.
Mappa dei processi e dei dati
Lo stato attuale documentato: passaggi, responsabili, strumenti e dove il dato si ferma.
Interventi in ordine di priorità
Cosa digitalizzare, cosa automatizzare, cosa integrare e cosa lasciare com'è, con il motivo.
Stima di tempi e costi
Per ogni intervento, così puoi scegliere da dove partire. Se non conviene intervenire, te lo diciamo.
Domande frequenti
Le domande sull'analisi
dei processi
Cos'è l'analisi dei processi aziendali?
È il rilievo di come il lavoro si svolge davvero in azienda: chi fa cosa, con quali strumenti, in che ordine e dove il dato viene riscritto a mano. Serve a decidere cosa digitalizzare e cosa automatizzare, prima di toccare un software.
Come si mappa un processo aziendale?
Si parte dalle persone che lo eseguono: interviste e osservazione sul campo, non solo i documenti di procedura. Si ricostruiscono passaggi, responsabili, strumenti e dati, e si ottiene una mappa dello stato attuale su cui individuare attese, reinserimenti ed errori.
Bisogna sostituire il gestionale per digitalizzare i processi?
Quasi mai. L'automazione si costruisce sui sistemi già in uso, collegati tra loro tramite API e middleware. Lo sviluppo su misura interviene solo dove manca un tassello.
Quanto dura l'analisi dei processi?
L'assessment dura due settimane e produce la mappa dei processi e dei dati, le priorità di intervento e una stima di tempi e costi. Poi decidi tu se e cosa realizzare.
Vuoi vedere dove si ferma
il dato nella tua azienda?
Parti dall'assessment.